Assistant(e) de Gestion (F/H)

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MISSION GÉNÉRALE

L’assistant de gestion assure pour l’agence : la gestion administrative et paie du personnel, la comptabilité et la facturation, l’accueil des visiteurs et les relations clients. Rattachement hiérarchique : Responsable agence.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Accueil physique et téléphonique

Réceptionne les personnes et évalue leur demande.
Prend en charge les appels téléphoniques et les dirige vers les interlocuteurs concernés ou note les messages
Véhicule une bonne image de l’entreprise

Comptabilité

Réceptionne les factures, les enregistre et procède aux règlements
Assure le recouvrement des créances
Veille au respect des directives et des procédures comptables de l’entreprise

Gestion administrative

Réceptionne et traite le courrier : ouvre le courrier, le date, le dispatche et l’enregistre, scanne certains documents
Assure la mise sous pli, l’affranchissement, et l’expédition du courrier
Réserve les salles de formation, réunions et réalise des demandes de devis pour des prestations de réception et collation.
Réalise les bons de commande pour les fournitures de bureau
Gère le stock de fournitures et assure la distribution et gère la collecte des consommables usagés
Sollicite les prestataires pour la maintenance des équipements
Rédige les convocations pour les réunions DP, CE et CHSCT

Gestion administrative et paie du personnel

Assure la gestion du temps de travail
Etablit les contrats de travail et avenants et déclarations
Assure le suivi et la gestion des absences
Réalise les soldes de tout compte
Réalise et transmet les attestations
Rédige les courriers disciplinaires et les fait valider
Mise en place et suivi des procédures
Gestion des dossiers prévoyance
Prend connaissance de l’actualité sociale

Assure la production de la paie

Gère les paies de l’agence
Contrôle les éléments variables
Intègre les variables paie
Calcule les bulletins de paie
Contrôle les virements
Transmet, envoie les bulletins de paie aux collaborateurs
Gère les saisies sur salaire
Saisie des demandes d’acomptes pour les salariés

Gestion clients

Création des fiches clients / Création des bons de travaux
Réalise et actualise les plans de facturation clients, édite et expédie les factures